Telelavoro: come gestire riunioni a distanza in modo efficace

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Il coronavirus e i conseguenti provvedimenti del governo italiano che, proprio ieri sera (9 Marzo 2020), ha dichiarato l’intera penisola come zona protetta stanno portando le aziende ad utilizzare soluzioni di telelavoro in modo massiccio.

L’obiettivo è di mantenere il contatto con i propri colleghi (lavorando ognuno dalla propria abitazione) e assicurare la continuità del business anche in questo periodo di emergenza.

Una delle sfide più importanti da affrontare, con il telelavoro, è la gestione efficace delle riunioni, una delle attività che trova, in questo nuovo assetto, le maggiori differenze rispetto alla normale routine quotidiana di compresenza fisica.

Per questo abbiamo ritenuto di fornire un contributo concreto, definendo alcuni punti-chiave per gestire al meglio le riunioni in telelavoro, sia dal punto di vista tecnologico, che da quello organizzativo e di coordinamento.

 

Punti-chiave tecnologici

Utilizzare tecnologia di facile integrazione

La compatibilità tecnologica può rappresentare un problema quando i dipendenti di un’azienda hanno necessità di comunicare con clienti, partner o fornitori. Non c’è uno standard univoco per le video conference, per cui è necessario assicurarsi che la propria piattaforma sia di facile integrazione con altri sistemi.

Microsoft Teams, ad esempio, è una delle soluzioni più utilizzate a livello aziendale e garantisce un grande livello di funzionalità, per l’interattività della riunione e per la condivisione di documenti e file.

 

La qualità video

Oltre ovviamente alla parte audio, anche la comunicazione non-verbale è fondamentale nel comprendere i messaggi e questa, nelle riunioni in telelavoro, può facilmente essere persa se la qualità del video non è buona (espressioni facciali, gesti, postura). Per questo dotarsi di strumentazione adeguata è fondamentale: una fotocamera di qualità e una connessione internet stabile e potente, che eviti cadute di linea, differite e continue interruzioni.

 

Prove generali

Fai sempre una prova generale della strumentazione, in modo tale da non trovarti impreparato nel momento del collegamento. Sono frequenti i problemi di persone che si collegano al meeting e non sentono l’audio degli altri oppure non riescono a far sentire il proprio. Prima di iniziare fai un test di tutte le periferiche coinvolte e, se qualcosa non va, intervieni sulla configurazione degli strumenti.

 

Sistema di backup

Tieniti sempre pronto con una soluzione di backup, in modo tale che se qualcosa andasse storto puoi ridurre al minimo lo spreco di tempo e proporre una soluzione alternativa per il regolare svolgimento del meeting. Ad esempio è possibile gestire l’audio attraverso il telefono, pur mantenendo la riproduzione video con lo schermo del PC.

Punti-chiave organizzativi

Definire un regolamento

In una riunione online può essere difficile gestire gli interventi dei vari partecipanti, con il rischio di avere più voci in contemporanea e ridurre al minimo la comprensione. Creare un regolamento di gestione della riunione può semplificarne lo svolgimento e renderla più efficace. Ecco un paio di consigli:

  • richiedere l’intervento attraverso l’alzata di mano (in presenza di supporto video) oppure prenotando il proprio turno nella chat della conference call.
  • spegnere il microfono quando non si deve parlare
  • dare un limite massimo per le presentazioni, dando priorità ad interazione e confronto, perchè la soglia dell’attenzione “a distanza” è più bassa rispetto alle riunioni in compresenza

 

Il ruolo di organizzatore

Per ogni meeting deve essere nominato un “organizzatore“, ovvero la persona che avrà il compito di assicurarsi che tutti i partecipanti abbiano le informazioni e il materiale necessario per partecipare al meeting e portare il contributo richiesto.

  • Data e Ora
  • Ordine del giorno
  • Durata prevista
  • Partecipanti coinvolti
  • Obiettivo del meeting
  • Strumentazione da utilizzare

 

Essere preparati

Come la maggior parte dei punti-chiave affrontati, questo vale per le riunioni tradizionali e ancor di più per quelle gestite a distanza. Se c’è materiale per la riunione, va preventivamente letto prima dell’inizio del meeting, in modo tale da arrivare aggiornati e entrare subito nel vivo della conversazione, riducendo al minimo la perdita di tempo.

 

Definire le action di fine riunione

Prima di chiudere, definire le “azioni” da fare appena terminata la riunione, in modo tale che ogni partecipante sappia esattamente come agire in risposta alle tematiche affrontate. Solitamente è buona prassi che il meeting sia seguito da una email/documento riepilogativo condiviso dall’organizzatore (o un suo collaboratore) con tutti i partecipanti.