Telelavoro: cos’è e consigli per ottimizzarlo

riunioni telelavoro
Telelavoro: come gestire riunioni a distanza in modo efficace
marzo 10, 2020
strumenti finanziari aziende
Strumenti di supporto finanziario alle aziende
marzo 27, 2020
telelavoro

Smartworking o telelavoro? Spesso, per semplificare, si tende ad utilizzare questi due termini come sinonimi, quando in realtà identificano due concetti differenti, seppur utilizzino strumenti e tecnologie simili.

Il telalavoro è basato sull’idea che il dipendente abbia una postazione fissa, ma anzichè essere fisicamente in azienda è dislocata in un luogo diverso dalla sede (tipicamente a casa del lavoratore). Lo smartworking, invece, provede che l’azienda e il dipendente ridefiniscano in modo flessibile le modalità e i termini del rapporto di lavoro, sia dal punto di vista del luogo che dell’orario.

A livello normativo vi è una regolamentazione che va a definire le prerogative del rapporto tra lavoratori e aziende (private e pubbliche) per il telelavoro. L’articolo 4 della legge 191 del 1998 fornisce le linee guida sull’uso della postazione, le modalità di connessione e di autenticazione dei sistemi, sulla comunicazione tra uffici e, nei casi in cui è previsto, sull’utilizzo della firma digitale.

Ma al di là di queste differenze di concetto e definizioni normative, cos’è esattamente il telelavoro?
E come si può organizzare in modo efficace per la propria azienda?
Abbiamo raccolto 8 consigli da applicare per lavorare al meglio.

 

Telelavoro: cos’è?

Il telelavoro è una modalità di lavoro indipendente dalla localizzazione geografica dell’ufficio o dell’azienda, resa possibile dall’utilizzo di strumenti informatici e tecnologici. Le sue caratteristiche consentono di slegare il concetto di lavoro dai vincoli spazio-temporali, fornendo alle persone la possibilità di scegliere dove, quando e come lavorare.

Il telelavoro viene spesso mixato con modalità di lavoro tradizionali, richiedendo al collaboratore una presenza fisica in ufficio alcune volte alla settimana o al mese, oltre all’impegno di lavorare da remoto entro un intervallo di orari flessibile in cui il lavoratore deve essere reperibile.

La dotazione “standard” per rendere effettivo il telelavoro può essere composta da:

  • un PC
  • una connessione ad internet
  • periferiche necessarie per lo svolgimento del lavoro (cuffia con microfono, webcam, …)

Il telelavoratore deve compiere un accesso, tramite desktop remoto, al proprio PC situato in ufficio in modo tale da accedere a file e programmi che gli servono per poter lavorare.

E’ facile intuire che questa modalità di lavoro porta con sè diversi vantaggi, sia per l’azienda, che per il lavoratore e allo stesso tempo richiede un’organizzazione del lavoro differente rispetto alla modalità tradizionale.

 

I vantaggi del telelavoro

Per il datore di lavoro vi è un interessante risparmio economico per ogni persona a tempo pieno che viene passata in completa modalità telelavoro: meno corrente, meno soldi in riscaldamento, meno consumo di attrezzature. Ma ci sono anche agevolazioni per propendere per questo tipo di organizzazione.

Ad esempio, la normativa prevede uno stanziamento di una quota del Fondo per le politiche della famiglia alle imprese che agevolano i propri dipendenti in merito a flessibilità oraria ed organizzativa. Inoltre, i dipendenti “in telelavoro” possono essere esclusi dai conteggi per i limiti numerici previsti per l’applicazione di determinate normative.

Il lavoratore, dal canto suo, ha la facoltà di organizzare il proprio tempo di lavoro, ovvero non può essere vincolato a rispettare un orario stabilito ma può portare a termine i suoi compiti gestendosi come crede. Ovviamente i carichi di lavoro e i livelli di prestazione devono essere equivalenti ai colleghi che si recano sul luogo di lavoro.

A livello organizzativo e di prestazioni, il telelavoro ha sicuramente degli aspetti che vanno gestiti per ottimizzare le prestazioni e mantenere un livello di risultati soddisfacente. Abbiamo, così, raccolto una serie di consigli per ottenere performance soddisfacenti da questa modalità di lavoro.

 

Consigli per ottimizzare il telelavoro

Organizza il lavoro per obiettivi e risultati

Ogni dipendente che lavora da remoto adotta un proprio stile lavorativo: c’è chi lavora intensamente 3 ore, poi fa una pausa per fare qualche commissione e riprende per altre 3 ore, rifà una pausa e infine conclude le altre 2 ore; c’è, invece, chi segue il tradizionale orario d’ufficio. In questo modo ti è difficile gestire i tempi di completamento del lavoro, per cui metti il loro focus sul rispetto delle scadenze e la misurazione dei risultati.

 

Incrementa il lavoro di squadra

Chi lavora “a distanza” può facilmente sentirsi isolato e perdere motivazione, per questo è necessario assegnare progetti di lavoro che debbano essere sviluppati in team, con la collaborazione di più persone. In questo modo i telelavoratori si sentiranno parte di un gruppo, faranno più condivisione e l’ambiente di lavoro crescerà e si arricchirà anche se “diviso” dalla distanza geografica.

 

Stabilisci dei punti fissi, dei “riti”

Il telelavoro non consente di incontrarsi di persona per cui è necessario trovare dei modi per stabilire relazioni e occasioni di confronto. Un buon metodo è quello di fissare delle riunioni a distanza di aggiornamento settimanali per condividere lo stato di avanzamento lavori e affrontare insieme eventuali problematiche sorte durante il telelavoro “in solitaria”.

 

Fornisci tecnologie adeguate

Assicurati che ogni collaboratore abbia tutti gli strumenti necessari per lavorare in modo efficiente. Cerca prodotti software che consentano di condividere file in modo semplice e sicuro, che siano compatibili con un’ampia gamma di dispositivi (PC, tablet, smartphone) e che permettano a più collaboratori di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento.

 

Invita a costruire un equilibrio tra lavoro e vita privata

Per i dipendenti in telelavoro è tanto facile perdere la cognizione del tempo sullo sviluppo di un progetto, quanto distrarsi a causa di attività domestiche, coniugi, figli etc. La chiave è trovare un equilibrio tra questi due poli. Aiuta i tuoi collaboratori nella definizione di un approccio sano al telelavoro, che sia vincente per l’azienda e soddisfacente per loro stessi.