Microsoft Office 365 – Nuova funzione per proteggere le informazioni sensibili

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Microsoft rilascerà a breve una nuova funzionalità di Outlook per iOS e Android, che aiuterà le aziende a proteggere i dati sensibili riducendo il rischio di inviare inavvertitamente email a destinatari esterni.

In fase di composizione o risposta a un messaggio, Outlook mobile ci avviserà quando viene incluso tra i destinatari un indirizzo email non appartenente all’azienda. La funzione esiste già, ma attualmente è impostata in OFF di default. Dal 4 Marzo Microsoft cambierà le impostazioni di base spostandola in ON, in modo che tutti gli utenti vedano una notifica quando è presente un esterno tra i destinatari (anche nel campo Cc o Ccn).
Questo miglioramento è legato a Microsoft 365 Roadmap ID 27555 e 27556.

 

Come si traduce nella pratica?

Quando utilizzi Outlook per iOS e Android e componi (o rispondi) a un messaggio di posta elettronica includendo destinatari esterni, questi verranno evidenziati sia nella lista dei destinatari sia all’interno del messaggio se menzionati. Una piccola etichetta di avviso apparirà nell’header del messaggio durante la scrittura, senza essere visibile al destinatario dopo l’invio.

esempio notifica

 

La funzione può essere controllata dagli amministratori IT. Maggiori informazioni sulla configurazione di questa impostazione sono disponibili su Microsoft Intune.

 

Come prepararsi al cambiamento?

La buona notizia è che, per adeguarsi a questa novità, non è necessario fare niente di particolare. Se però vuoi anticipare la scadenza del 4 Marzo e rendere già da subito visibili le notifiche di inclusione dei destinatari esterni, puoi farlo in qualsiasi momento modificando l’impostazione da OFF a ON sui dispositivi mobili aziendali.

Per qualsiasi informazione su Office 365, ecco il link al sito ufficiale: Gestire Office 365