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Dal 55 al 95% del traffico email è considerato non prioritario, e l’utente medio riceve circa 39 email al giorno, di cui 25 sono inutili o non importanti.

Spam e Graymail sono le principali cause di calo di produttività in azienda, distogliendo l’attenzione del personale da ciò che conta realmente. Per fortuna la tecnologia ci viene in aiuto anche in questo campo, con soluzioni antivirus e antimalaware per proteggersi da cyber criminali e perdite di tempo.

 

Cos’è la Graymail

Con il termine “graymail” si intendono tutte le comunicazioni ricevute via email previo consenso. Newsletter, promozioni del giorno, notifiche dai social network o altri tipi di avvisi che hai accettato di ricevere, ma che finiscono per intasare la tua casella di posta in arrivo senza nemmeno essere letti.

Non si tratta di “posta indesiderata” perché hai accettato consapevolmente di riceverla, ma sono comunicazioni secondarie, che sono solo fonte di distrazione.

 

Differenza tra Graymail e Spam

Lo Spam, invece, è l’invio massivo, automatico e spesso ripetuto di email non richieste. Diversamente dalla Graymail, qui l’utente non ha mai dato il suo consenso a ricevere i messaggi in questione, e gli indirizzi email vengono raccolti in modi poco ortodossi se non illeciti. La differenza, dunque, sta nel consenso: nel caso della Graymail è stato dato, nel caso dello Spam, no.

 

Come evitare la Graymail

Come abbiamo già detto, il progresso tecnologico porta dei benefici notevoli. Oggi molti programmi di posta elettronica includono delle funzionalità che distinguono i messaggi di Graymail da quelli di Spam, permettendoti di separare alle email urgenti da quelle non importanti, lasciandole da parte per leggerle in un secondo momento. Un esempio è la funzionalità “Messaggi secondari” di Outlook, che consente di filtrare i messaggi con priorità bassa, risparmiando tempo da dedicare a quelli più importanti.

Inoltre, esistono software avanzati che sono in grado di classificare i messaggi di posta elettronica in base al contenuto e alla rilevanza: pubblicità, notifiche social, ecc. Grazie a questi strumenti nella casella “Inbox” arrivano solo i messaggi importanti, mentre la Graymail e lo Spam vengono confinati in spazi separati.

Utilizzare strumenti di questo tipo ti permette di:

  • Aumentare la produttività aziendale
  • Ricevere solo comunicazioni importanti
  • Raggiungere il traguardo dell’”Inbox zero” con una casella pulita

 

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